Reunir pessoas é a melhor maneira para compartilhar informações ao mesmo tempo em que são expostas situações que precisam de discussão e de tomada de decisões. Há diversos tipos de reunião de trabalho, porém algumas vezes, elas perdem a sua objetividade ou levam um tempo bem maior que o necessário.
A pandemia causada pela COVID-19 gerou diversas mudanças nas culturas organizacionais das empresas. Devido ao aumento da preocupação com a transmissão do vírus, as reuniões online se tornaram mais frequentes e a melhor opção para o momento.
As reuniões virtuais vêm gerando aos profissionais envolvidos grandes vantagens. Com a economia de tempo, por exemplo, eles são capazes de tratar de diversos assuntos, bem como podem organizar, com mais precisão, as informações discutidas e fazer os devidos encaminhamentos dos dados no momento em que a reunião acontece.
Mesmo que seja uma reunião online, isso não significa que não deve ser planejada com antecedência. É necessário organizar o tempo de duração, o que será discutido e apresentando, qual a melhor plataforma para sua realização, entre outros aspectos.
Reuniões bem organizadas, objetivas, rápidas e enxutas economizam o tempo dos seus participantes, possibilitando que eles utilizem esse recurso para desenvolverem outras ações no interior da companhia. Quanto mais as atividades empresariais forem otimizadas, maiores serão as chances de aumentar a produtividade do seu negócio.
Para auxiliar você a tornar mais eficientes as suas reuniões, selecionamos algumas práticas que contribuem significativamente para otimizá-las:
Conhecimento prévio sobre o que será tratado
O organizador da reunião deve enviar uma pauta completa para os participantes pelo menos 24 horas antes do encontro, pois dessa forma, todos que participarão poderão se preparar com perguntas ou informações sobre o tema. Faz-se necessário organizar os assuntos por ordem de relevância e estabelecer um tempo de diálogo para cada um dos participantes.
Menor número de participantes
É importante convidar à reunião, apenas os profissionais que estão diretamente envolvidos com o que será tratado. Ao reduzir o número de participantes, a equipe consegue se manter mais focada no assunto.
Um número menor de pessoa dentro de uma reunião estimula o aumento da participação na discussão, uma vez que todos os membros terão conhecimento e interesse no tema. Dessa maneira, evita-se a dispersão com comentários paralelos ou distração com outros assuntos externos.
Objetividade
Ter uma reunião de trabalho efetiva, é importante que ela tenha objetividade do início ao fim. É fundamental para quem agendou o encontro, solicitar que os participantes deixem o celular de lado e no silencioso, evitando distrações para obter total atenção e foco no assunto.
Uso de tecnologia eficiente
Utilizar tecnologias que atendam às necessidades da reunião. Hoje já existem plataformas que auxiliam no compartilhamento das informações durante e após a reunião de trabalho. Encontrar as melhores ferramentas para ter agilidade e foco nos encontros é de suma importância para otimizar tempo e buscar passar as informações da melhor maneira.
Horário para início e fim
Um dos erros mais comuns em qualquer tipo de reunião, é a falta de definição de um horário para a atividade. As pessoas têm cada vez mais tarefas para realizar e já não é possível uma reunião durar uma tarde inteira, por exemplo.
A definição de um horário para início e fim da atividade é essencial, assim todos terão que se preocupar com a pontualidade e a objetividade.
